Ticari Defterlerde Dijital Dönüşüm ve Elektronik Defter Tutma Zorunluluğu

14 Şubat 2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ," işletmelerin dijitalleşme sürecinde kritik bir yeniliği hayata geçiriyor. Tebliğ, 1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girecek olup, 1 Ocak 2026'dan itibaren belirlenen şirketler için elektronik defter tutma zorunluluğu getiriyor.

1 Ocak 2026'dan itibaren, aşağıda belirtilen şirketler ticari defterlerini elektronik ortamda tutmak zorunda olacak:

Yeni kurulacak ticaret şirketleri,
Kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi olan şirketler ????(bankalar, finansal kiralama şirketleri, sigorta şirketleri, bağımsız denetim şirketleri vb.),
Elektronik defter tutmayı ihtiyari olarak tercih eden şirketler.

Elektronik olarak tutulacak defterler aşağıdaki şekilde:

Pay Defteri
Yönetim Kurulu Karar Defteri
Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Limited şirketlerde Müdürler Kurulu Karar Defteri

⚙️ Yeni kurulacak şirketlerde defterler, ticaret siciline tescil ile eş zamanlı olarak sistemde oluşturulacak. Fiziki defter tutan şirketler, elektronik ortama geçtiklerinde fiziki defterleri kapatmak için en geç iki ay içinde notere başvuracak. Elektronik deftere geçen şirketler, tekrar fiziki defter tutamayacak.

Elektronik defter sistemini kullanabilmek için şirket yönetim organı veya ortaklar tarafından belirlenen "Sistem Kullanıcısı" atanacak. Sistem kullanıcıları, MERSİS'e tanımlanacak ve kararlar noter onaylı olacak.

⚖️ Elektronik defter kayıtlarının doğruluğundan yönetim organı üyeleri ve yöneticiler, TTK madde 553 uyarınca sorumlu olacak. Ticari defterlerin tutulması, saklanması ve ibrazı Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi) üzerinden yapılacak.

Tebliğ’in dijitalleşme sürecinde önemli bir adım olduğunu düşünüyorum. Hem kurumsal şeffaflığın artırılması sağlanacak hem de ticari defterlerin kaybolma, tahrif edilme veya fiziki muhafaza sorunları ortadan kalkacak. Sistem aynı zamanda şirketler için daha güvenilir bir arşivleme ve denetim mekanizması sağlayacak.